La guía en 30 segundos
- Hay tres desenlaces, no dos: aceptado, aceptado con errores y rechazado.
- «Aceptado con errores» significa que la factura SÍ está registrada.
- El error 3000 no es un problema: tu factura ya estaba registrada.
- El error 4104 casi nunca es tu NIF, es tu nombre.
- Subsanar y rectificar son cosas distintas, y se eligen mal muy a menudo.
01Tres desenlaces, no dos
Lo primero que hay que deshacer es la idea de que un envío sale bien o sale mal. El documento oficial de validaciones define dos tipos de error y de ahí salen tres finales distintos:
Aceptado. El registro está hecho y no hay nada que hacer.
Aceptado con errores admisibles. El registro está hecho igualmente, pero contiene algo que hay que subsanar. La AEAT lo dice literalmente: estos errores «no provocan el rechazo del registro».
Rechazado. El error es «no admisible» y el registro no existe. Aquí sí hay que arreglar y reenviar.
La diferencia entre el segundo y el tercero es la que más angustia ahorra. Ver la palabra «error» y suponer que la factura no está registrada lleva a reenviarla, y reenviar un registro que ya existe no lo arregla: lo duplica, y entonces sí llega un rechazo.
Existe además un cuarto estado para envíos con varias facturas dentro, aceptación parcial, que es cuando en un mismo envío conviven registros aceptados y rechazados.
02Los errores que no tumban la factura
Esta lista está en el apartado 4.3.1 del documento oficial y no la hemos visto publicada en ningún sitio. Son los errores que la Agencia Tributaria admite: el registro queda hecho y hay que subsanarlo después.
Y como el listado oficial de códigos también está publicado, se puede poner el número de cada uno. Todos empiezan por 2, y eso no es casualidad: es el grupo entero.
- 2000 Una huella que no coincide con la que calcula la propia AEAT.
- 2001 Un NIF de destinatario correcto pero no censado en la AEAT.
- 2002 y 2003 Problemas de longitud o contenido en la huella del registro anterior.
- 2004 Una fecha y hora de generación posterior a la del sistema de la AEAT, dentro de un margen. Exceptuado de subsanación.
- 2005 Un importe total que no cuadra con la suma de las líneas dentro del margen admitido.
- 2006 Una cuota total que no cuadra con la suma de las cuotas dentro de ese mismo margen.
- 2007 Un registro marcado como primero de la cadena cuando ya existían registros para ese sistema informático y ese NIF.
- 2008 La huella del registro anterior es igual que la del actual, y tienen que ser distintas.
- 2009 La falta de clave de régimen cuando el impuesto es IPSI. También exceptuado de subsanación.
Ese 2 de delante es la información más útil de toda esta página. Si el código que te ha devuelto Hacienda empieza por 2, tu factura está registrada. Si empieza por 1 o por 3, la factura se ha rechazado. Y si empieza por 4, el problema no está en la factura sino en el envío: la cabecera, el certificado o el propio servicio.
Hay uno de esa lista que conviene mirar dos veces: una huella que no coincide no rechaza el registro. Es decir, un programa puede estar calculando mal el encadenamiento y seguir emitiendo durante meses sin que nadie se entere, porque Hacienda acepta y solo avisa.
03Subsanar no es rectificar
Son dos mecanismos distintos y se confunden constantemente, con la consecuencia de emitir documentos que no tocaban.
Subsanar es enviar un nuevo registro con el mismo identificador de factura para corregir un dato del registro. No nace ninguna factura nueva.
Rectificar es emitir una factura nueva, de tipo R1 a R5, porque la operación cambió o hay que corregir algo del documento que recibió el cliente.
Y el documento oficial pone la frontera con claridad: solo cabe subsanar cuando no se trate de una causa que exija emitir una factura rectificativa según el Reglamento de facturación. Dicho de otro modo: si tu cliente tiene en la mano un papel con un dato equivocado, eso es una rectificativa; si lo que está mal es algo del registro que solo ve Hacienda, eso se subsana.
La subsanación sirve además en un tercer caso que sorprende: cuando el registro se aceptó sin ningún error y eres tú quien detecta después que un dato era incorrecto. Cuándo toca una rectificativa, y de qué tipo.
04Los dos códigos que hemos vivido
Estos dos están explicados aquí porque nos los devolvió la Agencia Tributaria a nosotros, con su respuesta literal delante. No son un catálogo copiado.
3000 · Registro de facturación duplicado. Significa lo contrario de lo que parece: tu factura sí está registrada. VeriFactu identifica un registro por NIF del emisor, número de factura y fecha de expedición; si ya había uno con esos tres datos, rechaza el segundo envío y conserva el primero. No hay que hacer nada. Y si el número o la fecha estaban mal, eso no se corrige reenviando.
4104 · NIF no identificado en el censo. Casi nunca es el NIF: es el nombre. Hacienda coteja NIF y nombre contra su censo, y si en el nombre fiscal has escrito tu marca comercial en lugar de tu nombre y apellidos legales, no cuadra. El mensaje habla del NIF y el problema está en el campo de al lado, que es lo que hace que se tarde tanto en encontrar. Por eso conviene que un programa separe nombre fiscal y nombre comercial en dos campos distintos: tu nombre fiscal no es tu marca.
05El recargo que no casa con su tipo de IVA
Este también lo vivimos, y es de los que más despistan porque el dato que rechazan parece correcto por sí solo.
El recargo de equivalencia va atado al tipo de IVA de la línea. No es un porcentaje que se elija libremente. Las parejas están en el apartado 15.3 del documento oficial:
IVA 21 % → recargo 5,2 % o 1,75 % (el 1,75 es el del tabaco).
IVA 10 % → recargo 1,4 %.
IVA 4 % → recargo 0,5 %.
IVA 5 % → recargo 0,5 % o 0,62 %.
Emitimos una factura al 21 por ciento con un recargo del 1,4 y la Agencia Tributaria la rechazó con el código 1162 y este texto: «Si el TipoImpositivo es 21%, sólo se admite TipoRecargoEquivalencia 5,2 ó 1,75».
Y el detalle que importa si te pasa: no hay un solo código para esto, hay uno por cada tipo de IVA. Mandar a alguien a buscar el 1162 cuando Hacienda le ha devuelto otro número es darle un dato falso, así que aquí solo se afirma el que nos devolvieron a nosotros.
06El truco que vale para cualquier código
Los códigos son cientos y esta página explica cuatro. Pero hay algo que funciona con cualquiera de ellos y que no exige tener el catálogo delante.
Las descripciones de la AEAT nombran el campo del registro que falla. Por ejemplo: «El valor del campo FechaHoraHusoGenRegistro debe ser…». Ese nombre es la pista entera, porque separa los errores en dos grupos que se resuelven de forma opuesta:
- Si el campo es un dato tuyo (el número de factura, la fecha, el NIF del cliente, un importe), puedes ir a arreglarlo tú.
- Si el campo lo genera el programa (la huella, el encadenamiento, la hora de generación del registro, el bloque del sistema informático), no es culpa tuya y no hay nada que puedas tocar. Es un problema de quien fabrica el software.
Esa distinción parece pequeña y no lo es: mandar a alguien a «revisar su factura» por un fallo en la huella es mandarlo a buscar durante horas un error que no está donde le dices.
07Lo que esta guía no te dice, y por qué
Los 247 códigos, uno a uno. Tenemos el listado oficial delante, así que no es que no se pueda: es que volcarlo entero no ayudaría a nadie. La descripción de cada código ya viene dentro de la respuesta que te devuelve Hacienda, y una página con 247 líneas repetidas sería un índice, no una explicación.
Lo que sí hemos hecho es explicar los que se pueden explicar de verdad: los que hemos recibido nosotros, y aquellos cuyo texto oficial deja claro qué ha pasado y qué se puede hacer al respecto. Si el único consejo posible fuera «revisa la factura», esa entrada no aporta nada sobre lo que Hacienda ya te ha dicho.
Y si tu código no está aquí, el listado completo es público: la Agencia Tributaria lo mantiene como recurso estático en su Portal de Desarrolladores, en un fichero llamado errores.properties cuya dirección publica el propio documento de validaciones en su apartado 4.4. Están los 247 con su código y su descripción, en los tres grupos de arriba.
Preguntas frecuentes
La AEAT dice que mi factura está duplicada (error 3000). ¿La he enviado dos veces?
Lo importante primero: la factura SÍ está registrada y no hace falta que hagas nada. VeriFactu identifica un registro por tu NIF, el número de factura y la fecha de expedición. Si ya existía uno con esos tres datos, el segundo envío se rechaza, pero el primero sigue siendo válido. Reenviar no lo arregla. Y si el número o la fecha estaban mal, eso no se corrige reenviando sino emitiendo una factura rectificativa.
Me dice que mi NIF no está identificado en el censo (error 4104). ¿Está mal mi NIF?
Casi nunca. Lo habitual es que el NIF esté bien y lo que no cuadre sea el NOMBRE. La Agencia Tributaria coteja NIF y nombre contra su censo, y si en el campo del nombre fiscal has puesto tu marca comercial en vez de tu nombre y apellidos legales, no coincide. El mensaje despista mucho porque habla del NIF y el problema está al lado. Para un NIF de persona física, Hacienda espera el nombre del titular, no el del negocio.
¿Qué significa que mi factura se ha aceptado con errores?
Que el registro está hecho y guardado en la Agencia Tributaria, pero contiene algo que hay que subsanar. El documento oficial lo llama error admisible y lo separa expresamente del no admisible, que es el que provoca rechazo. No es una alarma de que hayas perdido la factura: es un recordatorio de que queda algo por arreglar.
¿Qué errores acepta la AEAT sin rechazar el registro?
Son diez y todos sus códigos empiezan por 2. Una huella que no coincide con la que calcula la AEAT (2000), un NIF de destinatario correcto pero no censado (2001), problemas con la huella del registro anterior (2002 y 2003), una fecha y hora de generación posterior a la del sistema de la AEAT (2004), un importe total o una cuota total fuera del margen admitido (2005 y 2006), un registro marcado como primero de la cadena cuando ya existían otros (2007), una huella anterior igual que la actual (2008) y la falta de clave de régimen con IPSI (2009). Los del 2004 y el 2009 están además exceptuados de tener que subsanarse.
¿Subsanar un error es lo mismo que hacer una factura rectificativa?
No, y confundirlos lleva a emitir documentos que no tocaban. Subsanar es enviar un nuevo registro con el MISMO identificador de factura para corregir un dato del registro. Rectificar es emitir una factura nueva porque la operación en sí cambió. El documento oficial es explícito: solo cabe subsanar cuando no se trate de una causa que exija emitir una rectificativa según el Reglamento de facturación.
Me rechazan una factura por el recargo de equivalencia. ¿Por qué?
Porque el recargo va atado al tipo de IVA de la línea y no es libre. Las parejas están en el apartado 15.3 del documento oficial: con el 21 por ciento solo caben el 5,2 y el 1,75; con el 10 por ciento, el 1,4; con el 4 por ciento, el 0,5; y con el 5 por ciento, el 0,5 o el 0,62. Nos pasó con un 21 por ciento y un recargo del 1,4: la AEAT devolvió el código 1162 y el texto «Si el TipoImpositivo es 21%, sólo se admite TipoRecargoEquivalencia 5,2 ó 1,75».
¿Cómo sé de un vistazo si mi factura ha quedado registrada o no?
Por el primer dígito del código. Si empieza por 2, la factura está registrada y lo que hay es una observación que debes subsanar: no la reenvíes. Si empieza por 1 o por 3, el registro se ha rechazado y no existe. Y si empieza por 4, el problema no está en los datos de la factura sino en el envío: la cabecera, el certificado digital o el propio servicio. Esos tres grupos son los que usa el listado oficial de códigos de la Agencia Tributaria.
Mi código de error no está en esta página. ¿Dónde miro?
En el listado oficial, que la Agencia Tributaria publica como recurso estático en su Portal de Desarrolladores y cuya dirección da el propio documento de validaciones en su apartado 4.4. Y mientras tanto hay un atajo que funciona con cualquier código: la descripción que devuelve la AEAT casi siempre nombra el campo del registro que falla, y saber si ese campo es un dato tuyo o algo que genera el programa te dice de inmediato si puedes arreglarlo tú.
De dónde sale cada dato
Numerya no publica un dato fiscal sin su norma detrás. Si algo no está contrastado, se dice que no lo está en vez de rellenarlo. Esta página se apoya en:
- «Validaciones · Sistemas Informáticos de Facturación y Sistemas VERI*FACTU», versión 1.2.2 (08/04/2026), AEAT. Sus apartados 4.1 a 4.4 son la fuente de los estados de la respuesta, de la distinción entre errores admisibles y no admisibles, de la lista completa de errores admisibles y del mecanismo de subsanación. El apartado 15.3 es el de las parejas de tipo de IVA y recargo de equivalencia.
- Listado oficial de códigos de error del servicio, publicado por la AEAT como recurso estático en su Portal de Desarrolladores (fichero errores.properties). Su dirección la da el propio documento de validaciones en el apartado 4.4.
- Respuestas literales de la Agencia Tributaria a envíos reales de Numerya en su entorno de pruebas: el rechazo por nombre no identificado en el censo (2 de agosto de 2026), el de registro duplicado (3 de agosto de 2026) y el de recargo de equivalencia incompatible con su tipo (4 de agosto de 2026).
- Manual práctico del IVA de la Agencia Tributaria, apartado del régimen especial del recargo de equivalencia, y Real Decreto-ley 1/2023, que introdujo el recargo del 0,62 por ciento.
Esto es información general, no asesoramiento fiscal. Para tu caso concreto, la última palabra la tiene tu asesor.