Cómo se corrige una factura ya enviada a la AEAT

01Una factura registrada no se borra

Es la regla que más cuesta interiorizar cuando se viene de facturar en una hoja de cálculo, y no es una manía del programa: es cómo está construido el sistema.

Cada registro de facturación lleva dentro la huella de la factura anterior. Las facturas forman una cadena, y borrar un eslabón dejaría rota toda la serie posterior, algo que la Agencia Tributaria detectaría de inmediato, porque tiene las huellas originales.

Así que la corrección no se hace hacia atrás, se hace hacia delante: emites un documento nuevo que dice qué factura corrige y en qué. Eso es una factura rectificativa, y existe en el reglamento de facturación desde mucho antes que VeriFactu: es obligatoria cuando la factura incumple algún requisito, cuando las cuotas se calcularon mal o cuando la operación cambió por lo que prevé el artículo 80 de la Ley del IVA (artículo 15.1 y 15.2 del reglamento).

Lo que no exige rectificativa también se corrige hacia delante. El documento oficial de validaciones describe la subsanación y la anulación de un registro «cuando no se exige la emisión de una factura rectificativa»: las dos son registros nuevos, y ninguna toca el antiguo. Numerya todavía no genera registros de anulación; si te hace falta uno, escríbenos antes de emitir nada.

02Los cinco tipos: R1 a R5

El registro exige decir por qué rectificas, y para eso hay cinco códigos. No son cinco formas de hacer lo mismo: cada uno responde a una causa distinta.

• R1: error fundado en derecho, y los apartados Uno, Dos y Seis del artículo 80 de la Ley del IVA: devoluciones, descuentos posteriores, operaciones que quedan sin efecto total o parcialmente.
• R2: concurso de acreedores (artículo 80.Tres).
• R3: créditos incobrables (artículo 80.Cuatro).
• R4: el resto de causas. Aquí cae la errata: un precio, una cantidad o un dato del cliente mal escritos.
• R5: rectificación de una factura simplificada. Lo que decide que sea R5 no es el motivo, es que lo rectificado era un ticket. Y arrastra su misma limitación: no admite datos del destinatario, igual que la F2 que corrige. Qué es exactamente una factura simplificada.

03Cuál te toca

El código sale de lo que ha pasado, no al revés. Es la misma pregunta que te hace Numerya al rectificar, «¿qué ha pasado?», y estas son las respuestas:

04Por diferencias o por sustitución

Además del motivo, hay que elegir cómo se expresa la corrección, y es la parte que más confusión genera:

• Por diferencias: la rectificativa recoge solo lo que cambia. Si facturaste 1.000 € y eran 900, la rectificativa dice −100.
• Por sustitución: la rectificativa recoge el importe correcto completo y además declara cuál era el rectificado. Sustituye a la original entera.

Las dos son válidas, y el reglamento las describe con esas palabras: los importes se consignan «bien indicando directamente el importe de la rectificación, con independencia de su signo, bien tal y como queden tras la rectificación efectuada, señalando igualmente en este caso el importe de dicha rectificación» (artículo 15.5). Cada rectificativa lleva una sola de las dos: en el registro es un único campo.

05Cómo se emite, paso a paso

• La original tiene que estar aceptada. No se puede rectificar algo que la AEAT no llegó a registrar. Si tu factura fue rechazada, no rectifiques: corrige el error y reenvía esa misma.
• La rectificativa va en una SERIE PROPIA, y eso es obligatorio. El artículo 6.1.a) del Reglamento de facturación lo dice con esas palabras: «será obligatoria, en todo caso, la expedición en series específicas» de las rectificativas. Una serie tipo R-2027/001 no es una costumbre cómoda, es el requisito. Con la numeración automática, Numerya pone la rectificativa en la suya sola. Los datos obligatorios de una factura, letra por letra.
• Se guardan los datos de la original, número y fecha, dentro del registro. Esa referencia es lo que convierte el documento en una rectificativa y no en una factura nueva cualquiera.
• El tipo de IVA es el de la operación original, no el de hoy: lo que se rectifica son los datos de aquella operación.
• Hay plazo. Cuatro años desde que se devengó el impuesto o, en los casos del artículo 80, desde que se produjeron las circunstancias (artículo 15.3).
• Se envía como cualquier otra factura y entra en la cadena en su sitio, con su huella y su QR.

06Los errores que más se repiten

• Reemitir la factura con otro número en vez de rectificar. Es la reacción natural cuando algo sale mal, y deja dos facturas registradas por la misma operación. Arreglarlo después es más trabajo que hacerlo bien la primera vez.
• Elegir R1 para una errata. R1 suena a «error», y por eso se elige mal: lo suyo es el error fundado en derecho y los cambios del artículo 80. Un precio mal escrito es R4.
• Olvidar que un ticket rectificado es R5. El tipo lo decide qué rectificas, no por qué lo rectificas.
• Rectificar una factura rechazada. Una factura que la AEAT no aceptó no existe en el registro: no hay nada que corregir, hay algo que reenviar.