La guía en 30 segundos
- El artículo 6 del Reglamento enumera dieciséis datos, de la a) a la p).
- Ocho van en toda factura. Los demás solo en casos concretos.
- El precio unitario va SIN impuesto, y los descuentos aparte.
- La fecha de la operación solo si es distinta de la de la factura.
- Sin todos los datos, quien la recibe no puede deducir el IVA.
01Es un mínimo, no un máximo
Antes de la lista conviene leer cómo empieza el artículo, porque marca el tono de todo lo demás: toda factura contendrá estos datos «sin perjuicio de los que puedan resultar obligatorios a otros efectos y de la posibilidad de incluir cualesquiera otras menciones».
Dos cosas se siguen de ahí. La primera, que puedes añadir lo que quieras: tu logo, tus condiciones de pago, tu número de cuenta, un mensaje. La segunda, y es la que se olvida: puede haber otros datos obligatorios que no estén en esta lista, porque vengan exigidos por otra norma. Lo que sigue es el suelo, no el techo.
02Los ocho que van en toda factura
De las dieciséis letras del artículo 6.1, estas ocho no dependen de nada:
a) Número y, en su caso, serie. La numeración dentro de cada serie tiene que ser correlativa.
b) La fecha de expedición.
c) Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto de quien expide como del destinatario.
d) El NIF con el que ha realizado la operación quien expide la factura. El del destinatario tiene sus propias reglas, y van en la sección siguiente.
e) El domicilio de los dos. Si alguno tiene varios lugares fijos de negocio, hay que indicar la sede o el establecimiento al que se refiere la operación cuando eso sea relevante para determinar cómo tributa.
f) La descripción de las operaciones, con todos los datos necesarios para determinar la base imponible y su importe.
g) El tipo o los tipos impositivos aplicados.
h) La cuota tributaria repercutida, que deberá consignarse por separado.
La letra f) esconde dos exigencias concretas que casi ninguna plantilla respeta, y merecen decirse aparte porque son verificables:
El precio unitario va SIN impuesto. El artículo dice «incluyendo el precio unitario sin Impuesto de dichas operaciones».
Y los descuentos tienen que verse. Hay que consignar «cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario». Si el descuento ya está aplicado dentro del precio unitario, no hace falta repetirlo; si se aplica después, sí.
Queda una novena letra que va casi siempre pero no siempre, y por eso está aparte: i) la fecha en que se hayan efectuado las operaciones, o la del cobro del pago anticipado, «siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición». Si facturas el mismo día que entregas, con la fecha de la factura basta. Muchas guías dicen que va siempre, y el artículo dice otra cosa.
03El NIF del cliente: tres casos, no «siempre»
Aquí conviene ser exacto, porque se repite mucho como si fuera un dato universal y el artículo lo plantea de otra manera. La letra d) exige el NIF del destinatario en tres casos:
- Cuando se trate de una entrega de bienes destinados a otro Estado miembro exenta conforme al artículo 25 de la Ley del IVA.
- Cuando se trate de una operación cuyo destinatario sea el sujeto pasivo del impuesto correspondiente a aquélla. Es decir, con inversión del sujeto pasivo.
- Cuando se trate de operaciones que se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del Impuesto y quien está obligado a expedir la factura haya de considerarse establecido en dicho territorio.
Y ese tercer caso es la operación española de todos los días. Un autónomo establecido en España que factura una operación localizada en España está exactamente ahí, así que en la práctica sí tiene que poner el NIF de su cliente casi siempre.
Decirlo como «siempre» es cómodo y es inexacto. Decir «solo a veces» sin explicar el tercer caso es peor todavía. La respuesta honesta es que el artículo lista tres supuestos y uno de ellos es el corriente.
04Las series que son obligatorias
La letra a) permite usar series separadas cuando haya razones que lo justifiquen, y pone dos ejemplos: tener varios establecimientos desde los que se opera, o realizar operaciones de distinta naturaleza. Eso es opcional.
Lo que no es opcional es lo que viene después: el artículo dice que «será obligatoria, en todo caso, la expedición en series específicas» de varias clases de factura. Las dos que se encuentra cualquiera:
Las rectificativas van en su propia serie. No es una costumbre del sector: está en el artículo.
Las que expide el destinatario o un tercero por cuenta de quien vende, con una serie distinta por cada uno de ellos.
El artículo enumera además otras tres clases que remiten al Reglamento del IVA y a la Ley del IVA, y esas no se detallan aquí porque no hemos leído esos preceptos. Cómo se emite una rectificativa y de qué tipo.
05Las siete menciones que solo van en algunos casos
De la letra j) a la p) el artículo recoge menciones que dependen de qué operación sea. Si no es tu caso, no van; si lo es, faltan.
j) Operación exenta. Hay que poner una referencia a la disposición correspondiente de la Directiva 2006/112/CE o al precepto de la Ley del IVA, o bien indicar simplemente que la operación está exenta. Y si en una misma factura solo parte de las operaciones lo están, se aplica igual a esa parte.
k) Medios de transporte nuevos del artículo 25: sus características, la fecha de primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas de navegación o vuelo hasta la entrega.
l) «Facturación por el destinatario», cuando es el comprador quien expide la factura en lugar del proveedor.
m) «Inversión del sujeto pasivo», cuando quien liquida el impuesto es el destinatario.
n) «Régimen especial de las agencias de viajes».
o) «Régimen especial de los bienes usados», «de los objetos de arte» o «de las antigüedades y objetos de colección», según cuál se aplique.
p) «Régimen especial del criterio de caja».
Fíjate en que las cuatro últimas son frases literales. El artículo las entrecomilla, así que no se trata de explicar el régimen con tus palabras: se trata de que esa mención aparezca. La de inversión del sujeto pasivo, y cuándo toca de verdad.
06Cuándo hay que separar las bases
El apartado 2 del artículo obliga a especificar por separado la parte de base imponible de cada operación cuando en una misma factura se mezclan cosas distintas. Son tres casos:
- Cuando hay operaciones exentas y otras que no lo están.
- Cuando hay operaciones con inversión del sujeto pasivo y otras sin ella.
- Cuando hay operaciones sujetas a tipos de IVA distintos.
El tercero es el del bar que en un mismo ticket lleva comida al 10 por ciento, alcohol al 21 y pan al 4. No basta con poner el total: cada base tiene que verse por separado, y en el registro de VeriFactu cada una viaja además con su propio desglose.
07Lo que añadió VeriFactu, y está en este mismo artículo
Esto suele buscarse en el reglamento de VeriFactu y está aquí, en el apartado 5 del artículo 6: cuando la factura se expide con un sistema informático de facturación, hay que incluir además dos cosas.
a) El código QR. Literalmente, «la representación gráfica del contenido parcial de la factura mediante un código "QR"». Si la factura es electrónica, esa representación gráfica puede sustituirse por el contenido que representa el QR.
b) La frase. «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU».
Y aquí está el matiz que no hemos visto publicado en ningún sitio, y que cambia quién puede poner esa leyenda. El artículo dice que esas facturas incorporarán la frase «únicamente en aquellos casos en los que el sistema informático realice la remisión de todos los registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria».
Dicho al revés: un programa que guarde los registros sin remitirlos no debe llevar esa frase. Es la diferencia entre los dos modos que permite la norma, y la leyenda no es un adorno de marketing: es la declaración de que estás en el que envía. Si ves «VERI*FACTU» en una factura, quien la emitió está afirmando algo concreto.
08Por qué esto importa de verdad
Podría parecer una lista burocrática más, y no lo es, por una frase del apartado 4:
«A efectos de lo dispuesto en el artículo 97.Uno de la Ley del Impuesto, tendrá la consideración de factura aquella que contenga todos los datos y reúna los requisitos a que se refiere este artículo.»
El artículo 97.Uno de la Ley del IVA es el del derecho a deducir. Así que la lista de arriba no es una formalidad: es la condición para que el documento sirva como factura a esos efectos. A una factura incompleta le puede pasar que quien la recibe no pueda deducirse el IVA, y eso lo descubre él, no tú, y normalmente tarde.
Por eso conviene que sea el programa el que no te deje emitir una factura a la que le falta algo, en vez de que lo descubra tu cliente o una comprobación.
09Lo que esta guía no te dice, y por qué
Cuándo estás obligado a emitir una factura, y en qué plazo. Son los artículos 2, 3 y 11 del mismo Reglamento, y aquí solo se ha leído el 6. Escribir sobre ellos sin haberlos leído sería exactamente lo que esta página evita.
La excepción del apartado 3, que permite omitir las letras f), g) y h) en cierto tipo de operaciones e indicar en su lugar el importe sujeto al impuesto. Existe, y la mencionamos porque es un hecho del artículo, pero no la detallamos: remite al artículo 2.3.b).b').a'') y ese no lo hemos transcrito.
Y tres de las cinco clases de factura con serie obligatoria de la letra a), por lo mismo: remiten a preceptos del Reglamento y de la Ley del IVA que no están sobre la mesa.
Lo que sí está en esta página sale del artículo 6, letra por letra y apartado por apartado, y de ahí no se pasa. Si lo que necesitas es una factura simplificada, los datos son otros y bastante menos.
Preguntas frecuentes
¿Qué datos son obligatorios en una factura?
El artículo 6.1 del Reglamento de facturación enumera dieciséis, de la letra a) a la p). Ocho van en toda factura: número y serie, fecha de expedición, nombre o razón social completa de quien emite y de quien recibe, NIF, domicilio de ambos, descripción de las operaciones, tipo impositivo y cuota repercutida por separado. Las demás son menciones que solo aparecen en casos concretos, como la inversión del sujeto pasivo o los regímenes especiales.
¿Tengo que poner siempre el NIF de mi cliente?
El artículo 6.1.d) lo exige en tres casos: en entregas de bienes a otro Estado miembro exentas por el artículo 25 de la Ley del IVA, cuando el destinatario es el sujeto pasivo del impuesto (inversión del sujeto pasivo), y cuando la operación se entiende realizada en el territorio de aplicación del impuesto y quien emite la factura está establecido en ese territorio. Ese tercer caso cubre la operación interior corriente, así que un autónomo español que factura en España sí tiene que ponerlo prácticamente siempre.
¿El precio unitario se pone con IVA o sin IVA?
Sin impuesto. La letra f) del artículo 6.1 lo dice expresamente: la descripción de las operaciones debe incluir el precio unitario sin Impuesto, además de cualquier descuento o rebaja que no esté ya incluido en ese precio unitario. Es de los requisitos que más plantillas se saltan.
¿Hay que poner la fecha de la operación además de la de la factura?
Solo si son distintas. La letra i) exige la fecha en que se hayan efectuado las operaciones, o la de cobro del pago anticipado, «siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura». Si facturas el mismo día que prestas el servicio, con la fecha de expedición basta.
¿Puedo poner el nombre comercial de mi negocio en la factura?
Puedes añadirlo, pero no puede sustituir al nombre fiscal. La letra c) exige el nombre y apellidos o la razón o denominación social completa, tanto de quien expide como de quien recibe. Y en VeriFactu esto se nota enseguida: si en el nombre fiscal va la marca en vez del nombre del censo, la Agencia Tributaria devuelve un rechazo con el código 4104.
¿Es obligatorio el código QR en la factura?
Sí, cuando se expide con un sistema informático de facturación. El apartado 5 del artículo 6 lo incorporó al contenido obligatorio: la representación gráfica de parte del contenido de la factura mediante un código QR. Si la factura es electrónica, esa representación puede sustituirse por el contenido que representa el QR.
¿Cuándo se pone la frase «VERI*FACTU» en la factura?
Solo cuando el sistema remite todos los registros de facturación a la Agencia Tributaria. El artículo 6.5.b) es tajante con esa palabra: la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU» se incorpora «únicamente en aquellos casos» en que se produce esa remisión, conforme a los artículos 15 y 16 del Reglamento de los sistemas informáticos. Un sistema que conserva los registros sin remitirlos no debe llevarla.
¿Qué pasa si a una factura le falta un dato?
Que puede dejar de servir para deducir el IVA. El artículo 6.4 lo dice sin rodeos: a efectos del artículo 97.Uno de la Ley del IVA, tendrá la consideración de factura aquella que contenga todos los datos y reúna todos los requisitos del artículo 6. Quien la recibe necesita que esté completa, y por eso conviene revisarla antes de enviarla y no cuando llegue una comprobación.
De dónde sale cada dato
Numerya no publica un dato fiscal sin su norma detrás. Si algo no está contrastado, se dice que no lo está en vez de rellenarlo. Esta página se apoya en:
- Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, texto consolidado del BOE (BOE-A-2012-14696). Su artículo 6 es la fuente de toda esta página: el apartado 1 con sus letras a) a p), el apartado 2 sobre la separación de bases imponibles, el apartado 4 sobre cuándo un documento tiene la consideración de factura, y el apartado 5 sobre el código QR y la leyenda VERI*FACTU.
- Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido. Su artículo 97.Uno es al que remite el artículo 6.4 del Reglamento para el derecho a deducir; sus artículos 78 y 79 definen la base imponible a la que remite la letra f); y su artículo 25 es el de las entregas intracomunitarias exentas que cita la letra d).
- Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación. Sus artículos 15 y 16 son los que definen la remisión de registros a la AEAT a la que condiciona la leyenda del artículo 6.5.b) del Reglamento de facturación.
- Directiva 2006/112/CE, de 28 de noviembre, relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido, a la que remite la letra j) para las referencias en operaciones exentas.
Esto es información general, no asesoramiento fiscal. Para tu caso concreto, la última palabra la tiene tu asesor.