Facturar a una empresa de otro país de la Unión Europea

01Un país, cuatro facturas distintas

La intuición natural es que el IVA lo decide el país del cliente. Es insuficiente, y se ve mejor con un solo ejemplo. Cliente en Alemania, cuatro situaciones y cuatro facturas que no se parecen:

• Empresa con NIF-IVA válido en VIES: sale sin IVA, y el destinatario liquida el impuesto en su país.
• Empresa sin NIF-IVA válido en VIES: se trata como si fuera un consumidor, o sea con IVA español.
• Particular, y tú por debajo del umbral de ventas a distancia: IVA español.
• Particular, y tú en ventanilla única: IVA alemán, y en el registro va con la clave de régimen 17.

Cuatro tratamientos en un mismo país. Por eso un programa serio no te pregunta «¿es extranjero?»: necesita saber el país, si es empresa o particular, si su NIF-IVA está verificado, y si vendes bienes o servicios.

02VIES no es un trámite: es lo que legitima la factura

VIES es el sistema de la Comisión Europea que dice si un número de IVA intracomunitario está dado de alta. Suele tratarse como una formalidad, y no lo es.

De ahí sale una costumbre que conviene tener: guardar el número de consulta que VIES devuelve en cada comprobación. Es la prueba de que ese día, con ese número, la respuesta fue la que fue. Numerya lo guarda junto al cliente por eso.

Y un detalle que importa más de lo que parece: VIES tiene tres respuestas, no dos. Válido, no válido, y no se ha podido comprobar, que es lo que contesta cuando el servidor del país del cliente no responde. Meter la tercera en el saco de la segunda es dar por malo a un cliente correcto porque su administración tenía una caída. Lo que toca es reintentar, no cambiar la factura.

03Bienes y servicios no van al mismo sitio

Las dos facturas salen sin IVA repercutido, y ahí acaba el parecido. El motivo legal es distinto y el registro lo refleja con códigos distintos.

• Bienes a una empresa de otro estado miembro: entrega intracomunitaria exenta, por el artículo 25 de la Ley del IVA. En el registro es una operación exenta con la causa E5, que el documento oficial de validaciones asocia expresamente a ese artículo.
• Servicios a una empresa de otro estado miembro: no sujeta. Por la regla del destinatario del artículo 69.Uno.1º, el servicio se entiende prestado en el país del cliente, así que no está sujeto al IVA español. En el registro es N2, no sujeta por reglas de localización.

Exenta y no sujeta suenan a lo mismo y no lo son: exenta es una operación que sí cae bajo el IVA español pero la ley libera; no sujeta es una operación que ni siquiera llega a caer bajo el IVA español. Por eso van a casillas distintas cuando toca declarar.

Y hay un tercer campo que se mueve con estos dos, porque algunas claves te obligan a una calificación concreta y no admiten otra. Qué es la clave de régimen y cuál va en cada caso.

04El código que casi todo el mundo pone mal

Este apartado sale de un error nuestro, y por eso está contado con detalle: lo cometimos al escribir el motor que propone la fiscalidad dentro de Numerya.

La primera versión proponía S2 para un servicio a una empresa de la Unión, razonando que «hay inversión del sujeto pasivo». Es falso, y el nombre del código empuja justo hacia el error:

La confusión es fácil porque en el papel hay que escribir la misma frase en los dos casos. Pero esa frase es un texto del documento y la calificación habla de otra cosa: de si la operación está sujeta al IVA español. Y no lo está.

Lo escribimos razonando en vez de leyendo, que es exactamente lo que la casa tiene prohibido con un dato fiscal. Se detectó con la factura de prueba hecha y a punto de enviarse, porque alguien preguntó «¿seguro?».

05La frase obligatoria en el papel

Además de no repercutir el impuesto, la factura tiene que decirlo. El artículo 6.1.m del Reglamento de facturación obliga a incluir la mención «Inversión del sujeto pasivo» cuando quien liquida el impuesto es el destinatario.

Es una línea de texto, no un campo del registro, y va tanto en la operación interior del artículo 84.Uno.2º como en el servicio intracomunitario. Que la mención sea la misma en los dos sitios es precisamente lo que alimenta la confusión del apartado anterior.

06Reino Unido ya no cuenta, y Belfast a medias

Una venta de bienes a Reino Unido no es una entrega intracomunitaria: es una exportación, exenta por el artículo 21 de la Ley del IVA. En el registro cambia el código de exención, que pasa a ser E2.

Y el matiz que se olvida: Irlanda del Norte sigue dentro del sistema de IVA de la Unión para los bienes, con el prefijo XI. Un cliente de Belfast con NIF-IVA que empieza por XI sí es intracomunitario para mercancías, mientras que uno con prefijo GB no lo es.

Otro detalle del mismo cajón: Grecia va como EL en el IVA, no como GR. Es el único estado miembro cuyo código de IVA no coincide con su código de país habitual, y una consulta a VIES con GR no encuentra a nadie.

07Y luego hay que declararlo

Emitir bien la factura es la mitad. Las operaciones intracomunitarias se declaran además en el modelo 349, la declaración recapitulativa, donde se informa de cada cliente europeo y del importe del periodo.

Y en el modelo 303 no desaparecen: las operaciones sin IVA repercutido tienen su hueco en el apartado de información adicional, y el IVA soportado de una adquisición intracomunitaria va a una pareja de casillas propia, distinta de la del IVA soportado interior.

08Lo que esta guía no te dice, y por qué

Tres cosas, y las tres porque no las tenemos contrastadas:

• Si estás en ventanilla única y si has superado el umbral de ventas a consumidores de la Unión. Depende de todas tus ventas europeas, incluidas las que no pasan por tu programa de facturación, así que ningún programa lo puede saber por ti.
• Qué tipo de IVA aplica cada país en la ventanilla única. Son veintisiete escalas que cambian, y publicar una tabla desactualizada es peor que no publicarla.
• Las reglas especiales de localización de servicios: inmuebles, transporte, eventos, restauración. Esos no se localizan donde está el cliente sino donde está el inmueble o donde se presta el servicio, y eso cambia la respuesta de la sección 03.